1. Algemeen
MelonMinds (hierna: "MelonMinds") acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Bij het verwerken van persoonsgegevens houdt MelonMinds zich aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. In deze privacyverklaring legt MelonMinds uit welke persoonsgegevens zij verzamelt, gebruikt en met welk doel. MelonMinds raadt alle bezoekers van https://melonminds.nl aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.
2. Persoonsgegevens die wij verwerken
MelonMinds verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (kunnen) verwerken indien u gebruikmaakt van de website en/of een contactformulier invult:
- Voor- en achternaam
- Telefoonnummer
- Zakelijk e-mailadres
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt in correspondentie en telefonisch
- Gegevens over uw activiteiten op onze website (datum, tijd, bezochte pagina's en tijdsduur)
- IP-adres
- Internetbrowser en apparaattype
2.1 Hoe verkrijgt MelonMinds uw persoonsgegevens?
MelonMinds verkrijgt persoonsgegevens op de volgende manieren:
Contactformulier
Op onze website kunt u door het invullen van contactformulieren met ons in contact komen, aanvullende content downloaden en u inschrijven of registreren voor (nieuws)updates. Hiervoor gebruiken wij uw e-mailadres en telefoonnummer.
Het opslaan van deze gegevens in ons klantenbestand is een belangrijke verwerking om u verder te kunnen helpen. Deze gegevens hebben wij namelijk nodig om contact met u op te kunnen nemen naar aanleiding van uw vragen en om u in de toekomst persoonlijke en relevante informatie toe te blijven sturen.
Sollicitatieformulier
Op onze website kunt u solliciteren door middel van een formulier. In het kader van de sollicitatieprocedure vragen wij u om uw naam, telefoonnummer en LinkedIn-profiel aan ons te verstrekken. U kunt ons ook aanvullende informatie verstrekken, zoals een cv, pasfoto, diploma's, certificaten en cijferlijsten. Wij verwerken deze persoonsgegevens vervolgens om te kunnen beoordelen of u een geschikte kandidaat bent.
Bestellingen en betalingen
Als u de Business Scan op onze website bestelt, verwerken wij uw naam, de naam en het adres van uw bedrijf, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw btw-nummer en de website van uw bedrijf. Deze gegevens hebben wij nodig om de bestelling uit te voeren, de strategiesessie te plannen en u een factuur te sturen. Bestelt u de Tone of Voice Scan, dan verwerken wij uw naam, uw e-mailadres, uw factuuradres en de website die wij analyseren, en als u die opgeeft ook de naam en het btw-nummer van uw bedrijf. Die gegevens gebruiken wij om de analyse te maken, u het rapport en de factuur te sturen. Online betalingen lopen via onze betaalprovider Stripe. MelonMinds ontvangt daarbij geen bank- of creditcardgegevens.
Verkrijgen persoonsgegevens via de mail
Dagelijks onderhouden onze collega's verschillende contacten via de mail. Op deze manier verkrijgen wij persoonsgegevens, zoals een naam, e-mailadres, telefoonnummer, informatie over uw werkgever en functie en informatie die is opgenomen in de e-mailberichten.
Het opslaan van sommige van deze gegevens in ons klantenbestand is een belangrijke verwerking om u verder te kunnen helpen. Deze gegevens hebben wij nodig om uw vragen te kunnen beantwoorden en om u in de toekomst persoonlijke en relevante informatie toe te blijven sturen.
Verkrijgen persoonsgegevens via derde partijen
Om een goed klantbeeld te creëren en onze dienstverlening te verbeteren maken we gebruik van informatie die door Facebook, LinkedIn, HubSpot en Google Analytics aan ons wordt verstrekt. Deze partijen verstrekken ons informatie over bezoekers die onze website bezoeken. Voor meer informatie kunt u terecht op de websites van de betreffende derde partijen.
Fireflies.ai voor meeting-transcriptie
Wanneer u deelneemt aan een online meeting met MelonMinds, kan het gesprek worden opgenomen en getranscribeerd via Fireflies.ai. De opname en het transcript worden gebruikt voor interne doeleinden: samenvattingen, actiepunten en het opvolgen van afspraken. U wordt aan het begin van iedere meeting geïnformeerd over de opname. U kunt op elk moment bezwaar maken; de opname wordt dan gestopt. Voor meer informatie zie het privacybeleid van Fireflies.ai: https://fireflies.ai/privacy-policy.
3. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via tim.kerstholt@melonminds.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
4. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
MelonMinds verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het uitvoeren en factureren van uw bestelling.
- Het verzenden van onze nieuwsbrief.
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren of om u op de hoogte te stellen van onze diensten.
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
- Het analyseren van uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van onze diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
- Het volgen van uw surfgedrag over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op uw behoefte.
5. Geautomatiseerde besluitvorming
MelonMinds neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van MelonMinds) tussen zit.
5a. Verwerking in AI-diensten
MelonMinds gebruikt AI-tools voor haar eigen bedrijfsvoering (interne briefings, dossiers, klantcommunicatie). Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt via leveranciers zoals Anthropic (Claude) en Google (Vertex AI, Workspace). Deze leveranciers zijn contractueel gebonden aan AVG-conforme voorwaarden en trainen geen modellen op MelonMinds-data.
Voor klantopdrachten waarbij MelonMinds AI-workflows ontwikkelt of beheert, geldt per opdracht een verwerkersovereenkomst. Een actueel overzicht van alle subverwerkers en bijbehorende voorwaarden is opgenomen in het AI Privacy & Compliance Statement.
6. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
MelonMinds bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wanneer de doelen niet meer van toepassing zijn en het bewaren niet langer noodzakelijk is, zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd. Gegevens die wij volgens de wet moeten bewaren, zoals facturen en de bijbehorende bestelgegevens, bewaren wij zeven jaar (de fiscale bewaarplicht).
7. Delen van persoonsgegevens met derden
MelonMinds verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Een volledig overzicht van subverwerkers en hun rol is opgenomen in het AI Privacy & Compliance Statement. Voor meetings die via Fireflies.ai worden getranscribeerd, zie §2.1.
8. Websites en diensten van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website van MelonMinds zijn verbonden. MelonMinds kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare en/of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. MelonMinds raadt u aan om de privacyverklaring van dergelijke websites van derden goed te lezen alvorens van dergelijke websites gebruik te maken.
10. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door MelonMinds en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar tim.kerstholt@melonminds.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
MelonMinds wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap
11. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
MelonMinds neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Ter beveiliging van de website en de software maakt MelonMinds gebruik van een beveiligde en gecodeerde SSL-verbinding. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via tim.kerstholt@melonminds.nl.
Contactgegevens
MelonMindsWenckebachweg 1231096 AM Amsterdamhttps://melonminds.nlE-mail: tim.kerstholt@melonminds.nlVersie 2.0, oktober 2026. Wijzigingen ten opzichte van versie 1.0: bestellingen en betalingen (§2.1, §4 en §6), Fireflies.ai als bron van persoonsgegevens (§2.1), verwijdering van Leadinfo (§2.1), verwerking in AI-diensten (nieuwe §5a) en een verwijzing naar het AI Privacy & Compliance Statement (§5a en §7).